Share123.vn thông báo: Kể từ ngày 01/03/2019 chúng tôi sẽ chuyển hệ thống sang Webseo.com.vn, quý khách mua Template blogspot đẹp có thể truy cập vào hệ thống mới tại đây
Đăng bởi Huy Tập lúc 31/05/2013 0
Để đạt được kết quả như ý trong những buổi thuyết trình thì các bạn cần nắm được một số quy tắc cơ bản về làm Powerpoint như sau:
Đây là những qui ước và nguyên tắc chung trong thiết kế một bài PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp.

Trong một hội nghị khoa học 3 ngày, một khán giả trung bình phải nhìn và nghe từ 300 đến 500 slide. Đó là một số lượng rất lớn, và rất khó nhớ hết. Mục tiêu của người đứng bục là phải giúp cho người nghe lĩnh hội vấn đề nhanh, “tiêu hóa” thông tin nhanh và chú ý vào bài báo cáo của mình (Kĩ năng trình bày).

Bí quyết soạn Slide PowerPoint tuyệt đẹp:
Nguyên tắc chung là càng ít chữ, càng tốt. Ít chữ có nghĩa là người nghe tập trung vào những gì tác giả nói (thay vì viết). Cố nhiên, tác giả không bao giờ đọc slide.

1. Cẩn thận với PowerPoint
Bí quyết soạn Slide PowerPoint tuyệt đẹp
Bí quyết soạn Slide PowerPoint tuyệt đẹp

Nếu chúng ta có 20 hộp sơn, chúng ta không tự nhiên trở thành họa sĩ. Tương tự, nếu chúng ta có 20 slides, chúng ta không hẳn có một bài báo cáo – mà chỉ là một loạt slides. Để có một báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập rất nhiều.

Một trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng.
Ba đặc điểm sau đây làm cho báo cáo khó theo dõi:
  • Những slide đều có một format giống nhau
  • Dùng điểm bullet trong mỗi slide
  • Dùng một màu nền duy nhất
  • Mỗi slide cần phải có một tựa đề
Đặc điểm 1-3 có thể làm cho người theo dõi mệt mỏi, vì lặp đi lặp lại nhiều lần. Nếu được, cố gắng sáng chế ra nhiều màu nền khác nhau để dùng trong bài nói chuyện; nếu không có nhiều màu nền, thì chỉ dùng màu nền hết sức đơn giản.

Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bảng chỉ đường. Bảng chỉ đường dẫn dắt câu chuyện một cách logic và lí thú. Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình đang ở đâu trong câu chuyện. Sau đây là vài hướng dẫn cho cách soạn slide.

2. Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng

Đây là điều quan trọng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng chính.

Hướng dẫn làm Powerpoint đẹp và chuyên nghiệp

Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide. Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn thì giờ giải thích và có thể làm loãng hay làm cho khán giả lơ đãng vấn đề.

3. Slide trình bày theo công thức n x n
Một slides có quá nhiều chữ (text) sẽ làm khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng. Mỗi slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo công thức “n by n”. Công thức này có nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ. Một slide không nên có quá 6 dòng chữ (n < 7).

4. Viết slide theo công thức telegraphic
Giữa đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn?

Câu trả lời là đọc, bởi vì đọc đòi hỏi ít nỗ lực hơn là nghe. Nếu diễn giả soạn slide với quá nhiều chữ, thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe. Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn). Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán giả tiêu ra ít thì giờ đọc và dành nhiều thì giờ lắng nghe diễn giả.

Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic. Đó là cách viết ngắn gọn, như phóng viên đặt tựa đề bản tin. Nói cách khác, đó là cách viết không tuân theo văn phạm Anh ngữ, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể là tránh dùng mạo từ (the, a/an) và cố gắng viết ngắn, bỏ những chữ không cần thiết.

Ngoài ra, cố gắng chọn những chữ ngắn nhất, những câu văn ngắn nhất (nếu có thể). Chẳng hạn như:
Thay vì viết
Thì nên viết
Regarding
On
However
But
Furthermore
Also
Consequently
So
Necessary
Needed
Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau:
Thay vì viết
Thì nên viết
We needed to make a comparison of x and y
We needed to compare x and y
There is a possibility that X will fail
X may fail
Evaluating the component
Evaluating components
The user decides his/her settings
Users decide their settings
The activity of testing is a laborious process
Testing is laborious
No need for the following
No need for
Various methods can be used to solve this problem such as
Methods:
5. Dùng bullet
Bullet thường hay được sử dụng trong các bài nói chuyện bằng powerpoint, nhưng cần phải cân nhắc không nên dùng quá nhiều bullet trong một bài nói chuyện. Nguyên tắc căn bản là không lặp lại những từ trong các bullet. Ví dụ, thay vì viết
The advantages of using this system are
  • it will enable researchers to limit the time needed in the laboratory
  • it will help researchers to find the data they need
  • it will permit researchers to produce more accurate results
thì nên viết ngắn gọn hơn như sau:
Advantages for researchers:
  • limits lab time
  • finds relevant data
  • produces more accurate results
hay thậm chí đơn giản và chuyên nghiệp hơn:
The system enables researchers to
 limit lab time
 find relevant data
 produce more accurate results
6. Dùng biểu đồ và hình ảnh
Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng số liệu chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ hơn là con số. Biểu đồ có giá trị rất lâu, và người ta thường trích dẫn biểu đồ trong các hội nghị khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa.

Hướng dẫn làm Powerpoint đẹp và chuyên nghiệp

Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống cá biệt. Một số hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau:
Loại biểu đồ
Mục đích
Tối đa
Hình tròn (Pie chart)
Phần trăm, cơ cấu
3 – 5  slides
Biều đồ thanh (bar chart)
Dùng để so sánh, tương quan, xếp hạng
5 – 7 slides
Biểu đồ tán xạ (scatter plot)
Mô tả biến đổi theo thời gian, mối tương quan
1 – 2 slides
Bảng số liệu
So sánh số liệu
3 cột và 5 dòng
Hình ảnh cartoons
Minh họa
1 – 2 slides
Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục hoành và trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách đơn giản và “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham vọng và làm loãng chủ đề hay điểm chính của bài nói chuyện.

Nên tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng của bài nói chuyện. Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài nói chuyện.

7. Font và cỡ chữ
Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ không có chân (sans serif) và nhóm có chân. Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v. Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng font chữ sans serif thường dễ đọc. Người đọc tiêu ra ít thời gian để đọc các font chữ như Arial hơn là Times hay Times New Roman. Chính vì thế mà các “đại gia” internet như Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v. đều dùng font chữ Arial, hay các font tương tự.

Hướng dẫn làm Powerpoint đẹp và chuyên nghiệp

Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở lên. Nếu dùng font chữ với cỡ <18 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường rộng. Riêng phần tựa đề, cỡ font chữ phải 40 đến 50. Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì font size khoảng 12-14 có thể chấp nhận được.

Không bao giờ dùng chữ viết hoa như THIS IS A TEST. Chữ viết hoa được hiểu là la hét, mất lịch sự. Ngoài ra, chữ viết hoa cũng khó đọc và khó theo dõi. Tuy nhiên, có thể viết nghiêng hay tô đậm (bold-faced), nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này. Chỉ dùng gạch đít khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh cách viết này.

8. Màu

Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “high-energy” nhưng rất khó tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu “ngọt dịu”, nhưng khó gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng mù màu.

Cách chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) và màu nền (background color). Tựu trung lại, kinh nghiệm cho thấy:

Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữ màu tối trên nền sáng. Ví dụ như chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng;

Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàng trên nền xanh đậm.

Tránh slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu xanh lá cây), vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “high energy” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.

Tuân thủ những quy tắc vàng khi thuyết minh, bảo vệ bằng PowerPoint 

Bạn được yêu cầu trình bày một dự án cho sếp vào tuần tới. Chắc chắn là bạn phải cần đến một slide PowerPoint thật chuyên nghiệp.

Vấn đề là:
  • Bạn sẽ sử dụng bao nhiêu slide?
  • Bạn có thể dùng bao nhiêu chữ?
  • Bạn nên nói trong bao lâu, cả giờ hay ngắn hơn?
Bạn đang phân vân? Guy Kawasaki, một tác giả nổi tiếng và cũng là một nhà đầu tư mạo hiểm, sẽ giúp bạn và câu trả lời có thể làm bạn ngạc nhiên.

Hướng dẫn làm Powerpoint đẹp và chuyên nghiệp

Guy Kawasaki đã xây dựng quy tắc 10-20-30 cho bài thuyết trình bằng PowerPoint như sau:
10: số slide tối ưu cho một bài thuyết trình
20: thời lượng tối đa để bạn trình bày
30: cỡ chữ tối thiếu trên các slide

Quy tắc 1: 10 slide buộc người thuyết trình phải lựa chọn khôn ngoan
Chắc chắn rằng, 10 có vẻ như là một con số tùy ý, nhưng đặt một giới hạn về số lượng các slide mà bạn được phép là một hạn chế đầy giá trị. Hầu hết mọi người có thể sử dụng 20, hoặc 30, hoặc 100 slide cho một bài thuyết trình kéo dài 1 giờ. Giảm con số này xuống đến 10 buộc bạn phải đánh giá được sự cần thiết của từng slide. Cũng giống như mọi yếu tố của quá trình trình chiếu, nếu slide nào không cần thiết, thì cần được cắt giảm đi.

Nó cũng khuyến khích người thuyết trình thiết kế một cách khôn ngoan. Thông thường một thiết kế biểu đồ đơn tốt loại bỏ được sự cần thiết cho 5 slide dạng bullet.

Quy tắc 2: 20 phút là đủ dài để truyền đạt một việc to tát.

Cũng giống như các hạn chế về số lượng các slide, một hạn chế về thời gian nói sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa không thương tiếc. Cắt giảm những slidebar buồn cười . Cắt giảm cả những lời như kiểu pha trò “Tôi hạnh phúc khi được ở đây“. Cắt giảm những câu chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết rằng mà chỉ có 5% của khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gửi qua email sau buổi thuyết trình. Khi bạn có thể cắt tất cả những việc đó, bạn có thể giao tiếp với độ chính xác và sự ngắn gọn.

Martin Luther King Jr. đã chỉ cần 17 phút để chia sẻ ước mơ của mình. Còn điều gì làm cho bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều thời gian hơn thế nữa?

Quy tắc 3: Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc

Trừ khi bạn có một lượng rất đông khán giả và một màn hình chiếu rất nhỏ, cỡ chữ 30 sẽ đọc được bởi tất cả mọi người. Lớn hơn có lẽ là tốt hơn, nhưng đây là một ngưỡng thấp hợp lý chấp nhận được.

Trong khi phông chữ 30 vẫn còn cho phép bạn đặt rất nhiều từ trên một slide, ít nhất thì khán giả của bạn vẫn có thể đọc chúng.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu Powerpoint đẹp và chuyên nghiệp tại đây
Tags:

Không có nhận xét nào:

Lưu ý: Khi để lại Nhận xét bạn nên click vào ô "Thông báo cho tôi" ở dưới để nhận phản hồi từ Admin

Tag liên kết

Đó chưa phải tất cả ... Chúng tôi còn 100 mẫu blog đẹp khác. View all Mẫu Template Blogger

Hãy nhanh tay gọi điện ngay đến chúng tôi theo số 0988227905 hoặc đặt hàng thiết kế ngay hôm nay theo mẫu form bên dưới.

Chúng tôi sẽ hoàn thành trong thời gian sớm nhất cho quý khách

Hãy truy cập để trải nghiệm dịch vụ của chúng tôi
Đã có
lượt Khách Hàng quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi

Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Share123.vn có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng và Chính sách phát triển của chúng tôi.

www.Share123.vn - Website chuyên thiết kế blogspot, zip blogger, thiết kế blog chuẩn seo, blogger responsive, Thủ thuật Blogspot, Free Template Blogspot, kho giao diện blog đẹp, premium template blogger, free template blogger, Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề thiết kế Temple, design skin web chúng tôi cam kết tạo ra những sản phẩm chất lượng, tối ưu đến tay người dùng, thiết kế theo yêu cầu của quý khách, cùng đội ngủ support chuyên nghiệp nhiệt tình, ...

Copyright 2013 © Share123.vn - Blogger Team. All right Reserved - Hotline: 0988.227.905 - 0904.227.905 - Email: nguyenhuytap@gmail.com - website: www.share123.vn

0988227905